ניהול זמן: כיצד לנהל את הזמן שלכם בצורה יעילה וקלה

במציאות שבה אנו חיים, אחד האתגרים המרכזיים של בעלי עסקים קטנים, בעצם של כל אחד, הוא ניהול הזמן. כיצד לנהל נכון את הזמן שלנו ואיך להגיע לכל מה שאנחנו אף פעם לא מצליחים להתפנות אליו?


אנחנו חיים בעולם מהיר ואינטנסיבי, שבו בכל רגע קורה משהו חדש. בין אם אנחנו עצמאיים או שכירים, אחד האתגרים הנפוצים – והמרכזיים – הוא הקושי לנהל את הזמן שלנו. ניהול זמן נכון יכול לעזור לנו להתמודד עם משימות רבות בלי לאבד פוקוס והוא מקטין את הסיכוי לשחיקה ותסכול. אבל איך עושים אותו נכון, ובעיקר, איך הופכים אותו לחלק מהחיים?
במשך שנים, חיפשתי פתרון לניהול הזמן שלי ולמדתי שאין דרך אחת נכונה, באופן מלא ומוחלט. עוד הבנתי, שאין הבדל בין "ניהול זמן" לבין "ניהול משימות" – אם אדאג לראשון, השני יטפל בעצמו ולהפך. במילים אחרות, במקום לדבר על מושג מופשט של ניהול זמן, אני מעדיף להסתכל על זה כניהול המשימות שעומדות בפניי, על פני פרק זמן מוגדר. זה עוזר להפוך את כל העניין להרבה יותר ממוקד ונוח לפתרון.

כדאי להתחיל ביצירת עוגנים קבועים ולשריין אותם אל תוך הלו"ז. לדוגמה, אני משריין את ימי רביעי, משעה 15:00 וצפונה, לחוג אמנות בו אני משתתף ושומר את השעות הנותרות לעצמי. זהו זמן סגור, שבו אני לא משבץ פגישות עבודה ואני משתדל שלא "לנגוס" בו. זהו הזמן שאני מקצה לעצמי

כך ששלב ראשון בניהול הזמן שלנו יהיה לפרק את כל הדברים שאנחנו צריכים, רוצים ושואפים לעשות, למשימות קטנות ככל האפשר. במקום משימה גדולה של "לנקות את הבית", עדיף להסתכל על זה כמספר של תת-משימות קטנות יותר ומאיימות פחות: לסדר את המטבח, לנקות את המקרר, לעשות כביסה, לשטוף את הרצפה. ברגע שיש לנו מקבץ משימות קטנות ומוגדרות, קל יותר לתחום אותן בזמן – ולמקם אותן ביומן שלנו.
במקום לשבץ באופן אקראי את המשימות ביומן, כדאי להתחיל ביצירת עוגנים קבועים ולשריין אותם אל תוך הלו"ז. לדוגמה, אני משריין את ימי רביעי, משעה 15:00 וצפונה, לחוג אמנות בו אני משתתף ושומר את השעות הנותרות לעצמי. זהו זמן סגור, שבו אני לא משבץ פגישות עבודה ואני משתדל שלא "לנגוס" בו. זהו הזמן שאני מקצה לעצמי. כך אני גם נועל ביומן את סופי השבוע – לעצמי, לספרים שאני רוצה לקרוא, לענייני הבית והמשפחה. לשם אני מכניס משימות שקשורות לבית, לגינה, למשפחה, לחברים – חלקן נעימות וכיפיות (ארוחת בוקר מפנקת, או טיול למשתלה החביבה עלינו) וחלקן פחות (מכביסה ועד ספונג'ה).
את תכנון הלו"ז שלי אני עושה כשבוע – ואם אפשר, אז שבועיים – מראש. גיליתי שאם אני בונה לו"ז מסודר כמה שיותר מוקדם, הוא נוטה להיות יעיל יותר ולשמור על עצמו בצורה טובה יותר. כאשר אני מתכנן את השבוע הקרוב, אני מגיב רגשית למשימות. לעומת זאת, אם יש לי מספיק זמן מראש, אני פחות סנטימנטלי ויותר לוגי, ויותר קל לי לקבל החלטות שכלתניות.

ביניים: הפסקה אמתית בין משימות

כאשר מסדרים את הלו"ז מראש, קל יותר לרכז משימות דומות באותה משבצת זמן. לדוגמה, כשאני מגיע לפגישות עבודה במשרד "מעוף" בקצרין, אני משתדל שיהיה לי רצף של פגישות. ב"חלונות" שלפעמים נותרים לי בלו"ז, אני משבץ משימות כמו ביורוקרטיה וניירת, הוצאת מסמכים וכתיבת הצעות מחיר וכדומה. כל מה שמתאים ליום עבודה "משרדי" ופורמלי שכזה.
אם יש לי פגישת עבודה מחוץ לבית, אני מנסה לשדך לה משימה אחרת, שמתרחשת באותו אזור גיאוגרפי – פגישה עם לקוח אחר שגר/עובד בסמוך, או אפילו משימות אישיות כמו קניות לבית, ביקור בחנות אהובה, או סתם ארוחת צהריים עם חבר במסעדה סמוכה.
עד כאן הכול ברור ואפילו מתבקש. אבל מה לעשות כאשר המשימות והמטלות מתחילות "לזוז"? למשל, במקרה של ביטול פגישה חשובה, שמשנה את כל הלו"ז? או בלת"ם שהופיע יש-מאין ומאיים לשנות לי את כל היום? במקרה כזה, כלל האצבע פשוט – להתעקש ולהיצמד ללו"ז המקורי. במקום "לזרום" עם השינויים, נסו לסמוך על עצמכם ועל התכנון שלכם והיו קשיחים ככל האפשר עם התכנית המקורית. לקוח מבקש לבטל פגישה? נסו למצוא חלופה יצירתית, כמו לקיים אותה ביום ובשעה שקבעתם – אבל טלפונית, או במיקום אחר, שיהיה לו יותר נוח. אם הוא ממש מתעקש לבטל, מצאו משבצת זמן חדשה, בשבוע שלאחר מכן. כך תוכלו 'להגן' על שאר המשימות ביומן שלכם. אם אתם חייבים לקיים את הפגישה באותו שבוע, מצאו לה זמן מחוץ ללו"ז: שעות הערב המאוחרות, או שעות הבוקר המוקדמות. בדיוק לשם כך, אני מתחיל את הלו"ז שלי בשעה 11:00 ומסיים אותו בשעה 19:00. כך יש לי שעות פנויות בבוקר לכל מיני בלת"מים ועניינים לא צפויים ושעות חופשיות ביותר בערב, אליהן אני יכול "לייבא" משימות שהתבלבלו והשתנו.
אל תשכחו להכניס מספיק מרווחים בין המשימות. למרות שאני יכול לקיים פגישות ברצף, בלי הפסקה (או עם הפסקה קצרה), שמתי לב שאני הרבה יותר יעיל, ובעיקר נינוח, כשיש לי הפסקה ארוכה ומשמעותית בין משימה למשימה. בחרתי בהפסקה של 30 דקות בין משימה אחת לאחרת – אם אני בשוונג, אני מוותר עליה ועובר מיד למשימה הבאה וכך מקדים את הלו"ז. בימים עמוסים, אני עדיין שומר על מרווחים של 15 דקות, לכל הפחות, ומשתדל לקחת הפסקה ממשית – לקום מהכיסא, לעשות סיבוב בחוץ, לקחת נשימות עמוקות. להירגע. בלי מיילים, בלי סלולרי, בלי רעשי רקע ומשימות לוואי. הפסקה אמתית.
עוד עניין הוא הדחיינות – נקודת תורפה של אנשים רבים שאני מכיר ובעצמי גם סובל ממנה, לא פעם. התוצאה שלה היא אחד הדברים השנואים עליי – לתת למשימות מעצבנות, או מציקות, "לנדוד" על פני השבוע שלי. אולי אתם מכירים את התופעה הזו: משימה אחת, או שתיים, או עשרים, שעוברת מיום אחד לשני. קבעתי אותה במקור ליום ראשון, הזזתי אותה לשני ואח"כ לשלישי. בהמשך, היא נודדת ליום חמישי ואז לשבוע שלאחר מכן וחוזר חלילה. זה המקום להיות נוקשים עם עצמכם ולקבל החלטה – אם הזזתם משימה פעם אחת, אתם לא נוגעים בה שוב ואם אתם ממש חייבים להזיז אותה – סלקו אותה לגמרי מהלו"ז שלכם, או דחו אותה לחודש הבא. כנראה שהיא לא מספיק חשובה. ואם אין אפשרות כזו, והיא חשובה וחיונית, אזרו אומץ וכוח ופשוט כנסו בה בכל הכוח, טפלו בה והמשיכו הלאה בחייכם.

במקום לתת למשימות לנהל אותנו, עלינו לנסות להתייחס אליהן כשותפות ליום-יום ולחיים שלנו. אלו לא דברים שאתם צריכים "לסלק", או "להעיף" מעליכם, אלא פעולות שתורמות לכם. ברגע שהופכים אותן ממטרד למשהו טוב ובעל ערך, הרבה יותר קל לבצע אותן במועד שבו קבענו אותן ביומן

ביניים: עניין רגשי ואישי

אילו משימות אני מכניס ללו"ז שלי? מלבד הדברים המתבקשים – פגישות עבודה, שיחות טלפון חשובות, ענייני ניירת ורשויות – אני משבץ בתוך היומן גם דברים נחמדים. לתלות מדף חדש בסלון. שעתיים של קריאה בגינה. חצי שעה של טיול רגלי במושב בבוקר, שעה אחת נוספת בערב. בימים עמוסים, אני מקפיד על הדברים האלו עוד יותר. זה בדיוק הזמן שבו אני צריך להכריח את עצמי להירגע ולתת לעצמי זמן לנוח. אלו לא מותרות, או פינוקים, אלא הכרח, הפסקה שעוזרת לי לחזור למשימות ולאתגרים כשאני רענן ומלא מוטיבציה, או לפחות לא שחוק ועייף ומתוסכל.
מכל הנקודות החשובות האלו בטח כבר הבנתם שניהול זמן הוא עניין רגשי ואישי, שצריך לקחת ברצינות. הוא משלב צדדים שונים של העיסוקים היום-יומיים שלנו ומחבר ביחד את העבודה עם החיים הפרטיים, את הקריירה עם הבית, את הלוגי עם הרגשי.
לסיום, אחד הדברים החשובים שלמדתי הוא שבמקום לתת למשימות לנהל אותנו, עלינו לנסות להתייחס אליהן כשותפות ליום-יום ולחיים שלנו. אלו לא דברים שאתם צריכים "לסלק", או "להעיף" מעליכם, אלא פעולות שתורמות לכם. הן מכניסות לכם כסף, תורמות לרווחה ולהגשמה שלכם ועוזרות לכם להתקיים.
ברגע שהופכים אותן ממטרד למשהו טוב ובעל ערך, הרבה יותר קל לבצע אותן במועד שבו קבענו אותן ביומן. עם הזמן, לומדים לאהוב את השיטה הזו, ואת המשימות עצמן, והן הופכות להיות חלק מהחיים שלנו. זאת נקודת האיזון אליה צריך לשאוף כדי ללמוד, באמת, ולתמיד, לנהל את הזמן שלנו ואת עצמנו.

 

טל איתן הוא יועץ ומלווה עסקי, המעניק שירות במחיר מסובסד לתושבי הגולן דרך סניפי "מעוף". למידע נוסף, כתבות ומדריכים בקרו באתר שלו: www.taleitan.com, או חפשו את הדף "כאן עובדים בכיף" בפייסבוק

 

SU
MO
TU
WE
TH
FR
SA
27
28
29
30
31
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
1
2
3
4
5
6
7
אירועים שיתקיימו ב 1st נובמבר
No Events
אירועים שיתקיימו ב 2nd נובמבר
No Events
אירועים שיתקיימו ב 3rd נובמבר
No Events
אירועים שיתקיימו ב 4th נובמבר
No Events
אירועים שיתקיימו ב 5th נובמבר
No Events
אירועים שיתקיימו ב 6th נובמבר
No Events
אירועים שיתקיימו ב 7th נובמבר
No Events
אירועים שיתקיימו ב 8th נובמבר
No Events
אירועים שיתקיימו ב 9th נובמבר
No Events
אירועים שיתקיימו ב 10th נובמבר
No Events
אירועים שיתקיימו ב 11th נובמבר
No Events
אירועים שיתקיימו ב 12th נובמבר
No Events
אירועים שיתקיימו ב 13th נובמבר
No Events
אירועים שיתקיימו ב 14th נובמבר
No Events
אירועים שיתקיימו ב 15th נובמבר
No Events
אירועים שיתקיימו ב 16th נובמבר
No Events
אירועים שיתקיימו ב 17th נובמבר
No Events
אירועים שיתקיימו ב 18th נובמבר
No Events
אירועים שיתקיימו ב 19th נובמבר
No Events
אירועים שיתקיימו ב 20th נובמבר
No Events
אירועים שיתקיימו ב 21st נובמבר
No Events
אירועים שיתקיימו ב 22nd נובמבר
No Events
אירועים שיתקיימו ב 23rd נובמבר
No Events
אירועים שיתקיימו ב 24th נובמבר
No Events
אירועים שיתקיימו ב 25th נובמבר
No Events
אירועים שיתקיימו ב 26th נובמבר
No Events
אירועים שיתקיימו ב 27th נובמבר
No Events
אירועים שיתקיימו ב 28th נובמבר
No Events
אירועים שיתקיימו ב 29th נובמבר
No Events
אירועים שיתקיימו ב 30th נובמבר
No Events









מחשבות ודעות

גשר צמח *9924 צ׳יטו טיגו 8 פרו המותג הסיני הגיע לצפון
[adrotate group="2"]

תפריט נגישות

× היי איך נוכל לעזור לך?