אחת ההחלטות המכריעות בניהול עסק היא בחירת רואה החשבון. האם הוא מעורב? האם יתריע על חריגות? או שאולי ימתין עד שתבקשו ממנו נתונים ואם לא תבקשו – אז לא
חלק ניכר מהעסקים הקטנים לא בקיאים בנתונים הכספיים שלהם ולכן לא יודעים כמה הם מרוויחים באמת. חלקם אף שואלים את עצמם לאן נעלם הכסף? הרי מכרנו השנה ב-20% יותר לעומת אשתקד, כיצד נוצר גרעון כ”כ גדול בחשבון הבנק? תזרים המזומנים הנו רק אחד מהכלים לניתוח רווחיותו והמשך קיומו של העסק.
ביקורים בעסק – בקשו מרואה החשבון שלכם לבקר מדי פעם בעסק ולפחות פעם בשנה. לא ניתן לייעץ לעסק על סמך ניירת ו/או שיחת טלפון. רואה החשבון שלכם צריך לראות ולהבין כיצד העסק שלכם פועל ורק אז יוכל לייעץ ולהועיל באמת
מרבית העסקים מפקידים את הטיפול הפיננסי והחשבונאי אצל רואה החשבון שבחרו, בדרך כלל על סמך המלצות/היכרות/מכר של השכנה וכדומה. מדי חודש, הם מעבירים אליו את חשבוניות ההכנסות, ההוצאות, נתוני השכר, דפי הבנק וכו’ ורק בסוף השנה, נפגשים עמו כדי לחתום על הדו”ח השנתי, או אולי קצת לפני כן, אם קיבלו איזשהו מכתב מרשויות המס…
אני מאמינה כי כל בעל עסק חייב לדעת את המספרים של העסק שלו – % הרווח הנקי לכל מוצר ו/או שירות; סך ההוצאות הקבועות; גידול/קיטון בשיעור ההכנסות במהלך השנה והגורמים לכך; גידול/קיטון בשיעור ההוצאות העקיפות במהלך השנה והגורמים לכך; סך ההון החוזר הנדרש לפעילות שוטפת תקינה בתזרים המזומנים ועוד. לרואה החשבון שלכם יש את כל הנתונים הנ”ל, אולם מאחר שזה מצריך ממנו יוזמה ועבודה נוספת, הוא לא בהכרח יספק לכם אותם, אם לא תבקשו. לכן, ריכזתי לפניכם מספר טיפים להתנהלות נכונה ויעילה מול רואה החשבון שלכם:
- פסיבי או אקטיבי – בחרו רו”ח אקטיבי, כזה שיוזם פנייה אליכם במידה שהוא רואה קפיצה חדה בהוצאות, או ירידה משמעותית בהכנסות. רו”ח שלא מתקשר אליכם, כשיש שינויים משמעותיים, לא חי את העסק שלכם ולא עוזר לכם לנהל אותו נכון.
- פגישות חודשיות/רבעוניות – תאמו מראש פגישות לכל השנה, אחרת תהיו כל כך עסוקים בניהול העסקי השוטף, שתשכחו לתאם מולו, או לחלופין הוא יהיה מספיק עסוק ולא ימצא את הזמן להתפנות אליכם.
- ביקורים בעסק – בקשו מרואה החשבון שלכם לבקר מדי פעם בעסק ולפחות פעם בשנה. לא ניתן לייעץ לעסק על סמך ניירת ו/או שיחת טלפון. רואה החשבון שלכם צריך לראות ולהבין כיצד העסק שלכם פועל ורק אז יוכל לייעץ ולהועיל באמת.
- רווחיות לפי מרכזי רווח – אם אתם עסק שמתפרנס מסוגים שונים של מוצרים, ו/או שירותים, לדוגמה, חנות שמוכרת אביזרי מחשוב ונותנת גם שירותים של מעבדת תיקונים. בקשו מרואה החשבון שלכם שיפריד לכם את ההכנסות/הוצאות לפי מרכזי הרווח השונים, כי רק כך תדעו מה רווחי ומה לא ואיפה ניתן לשפר ומה כדאי לסגור. אחת הבעיות של עסקים היא שהם ניזונים ממספר גורמי הכנסה, אך אין להם מושג מה רווחי ומה לא וזאת בגלל שכל ההוצאות וההכנסות מעורבבות יחדיו, כמו סלט ירקות.
- רוה”ס חודשי/רבעוני – בקשו מרואה החשבון שלכם שיפיק לכם, אחת לתקופה, דו”ח רווח והפסד, בהתאם לנתונים והמסמכים שהועברו אליו. בקשו ממנו נתוני השוואה מול תקופה זהה קודמת – כך תוכלו להבין את הגורמים וההשלכות ולקבל את ההחלטות הנכונות שיקדמו את העסק שלכם.
- שאלות/הבהרות – רו”ח שלא פונה אליכם ישירות, או באמצעות מנהלת החשבונות שלו, בשאלות הבהרה לגבי החומר שאתם שולחים לו מדי חודש, כנראה לא באמת חי את העסק שלכם. הרי לא ייתכן שההוצאות שלכם זהות מדי חודש, מה גם שלא תמיד מפורטת על גבי החשבונית מהות ההוצאה. כנראה שהוא לא מקפיד לבדוק את החומר באופן יסודי, דבר שמשפיע גם על הרישום החשבונאי בספרי הנהלת החשבונות שלכם.
- המלצות/קבלת החלטות – בקשו מרואה החשבון שלכם להיות מעורב ולספק לכם המלצות על סמך ניסיונו, כיצד ניתן לשפר ולהתייעל בכלל ובפרט, מבחינה פיננסית. לדוגמה: עסק שרגיל להתנהל בתזרים שלו, באמצעות ניכיון שקים של הלקוחות שלו, משלם כ-12% ריבית שנתית לבנק, או לגוף פיננסי אחר ולעתים, מדובר בעלויות מימון של מאות אלפי ש”ח בשנה. כיום, ניתן לפנות לבנקים שמעודדים מתן אשראי לעסקים קטנים ובינוניים, או לקרנות מימון מסובסדות מטעם המדינה ולקבל הלוואה/אשראי בריבית נמוכה משמעותית. ייעוץ שכזה יכול לחסוך לבעל העסק עשרות אלפי ש”ח.
לסיכום: אל תזלזלו בכסף שלכם. אתם עובדים מאוד קשה בכדי להרוויח אותו ובחירה נכונה של רואה חשבון היא הכרחית לקידומו והצלחתו של העסק שלכם.
